Documento para equipos en evaluación o piloto
Cómo funciona la plataforma
Esta guía explica módulos, roles y relaciones de Estructura Nidada: qué hace cada parte, quién interviene y cómo viaja un caso de principio a fin. Está pensada para coordinación, orientación y rectoría que evalúan un piloto.
No sustituye el manual de convivencia de su institución ni las decisiones del comité. Los nombres de pantalla pueden variar según la configuración de su colegio.
Visión general
La ruta Ley 1620 en cuatro módulos
La plataforma organiza la convivencia en cuatro componentes de la Ley 1620. No son pantallas sueltas: comparten el mismo estudiante, la misma institución y —cuando corresponde— el mismo expediente.
Relaciones clave
- Un colegio, un espacio: cada institución ve solo su información (multi-institución a nivel operativo; el superadministrador gestiona altas globales).
- Un rol, una sesión: cada persona entra con un rol (docente, orientador, coordinador, etc.). No hay conmutador de rol en la misma sesión.
- La asistencia no es un expediente: vive en Prevención hasta que el patrón o el equipo abren alerta o caso.
- La promoción puede vincularse o no: actividades formativas independientes o ligadas a un caso concreto.
Conceptos
Alerta y caso: no es lo mismo
Confundir estos dos niveles es la fuente más común de fricción al arrancar. La plataforma los distingue a propósito.
Alerta — señal temprana
Algo preocupante que conviene revisar antes de que escale: convivencia, riesgo, inasistencias repetidas.
- La registra personal del colegio o el estudiante/acudiente (según menú habilitado).
- Puede quedar en seguimiento sin abrir expediente formal.
- Ejemplo automático: varias inasistencias injustificadas en ventana de 30 días.
Caso — expediente con debido proceso
Cuando corresponde al manual de convivencia (Tipo I, II o III). Abre trazabilidad formal.
- Se registra en Atención → Registrar caso.
- Genera timeline, descargos, actas, acciones y —al final— cierre por coordinación.
- No es una lista de castigos: documenta el proceso que el colegio ya debe hacer.
Núcleo del sistema
Vida de un caso, paso a paso
Recorrido típico desde que algo ocurre en el aula hasta el cierre verificable. Los pasos obligatorios dependen del Tipo (I, II o III) configurado en los protocolos de su colegio.
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Señal o situación
Docente, director de grupo u otro personal registra alerta o, si aplica el manual, caso. El estudiante puede reportar alerta desde su vista simplificada (cuatro opciones con íconos).
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Apertura del expediente
Al registrar caso se indica tipo (I, II o III), situación del catálogo del manual, descripción, lugar y fecha del evento. El sistema crea el expediente y la primera entrada en el timeline (apertura).
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Notificación y seguimiento
Según gravedad, coordinación y orientación reciben aviso. El caso aparece en Pendientes mientras requiere acción. Tipos II y III escalan en visibilidad según el protocolo del manual.
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Descargo del estudiante
El estudiante registra su versión de los hechos (personal autorizado también puede registrarlo). Queda en el timeline como evidencia del debido proceso.
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Acta de sesión
Orientación o coordinación documentan la sesión con el estudiante y, si aplica, la familia. Puede adjuntarse soporte. Formatos en blanco disponibles para impresión.
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Acciones formativas o institucionales
Se registran acciones restaurativas, preventivas, disciplinarias o legales (convocatoria a comité, citación formal). El sistema evalúa coherencia pedagógica con el tipo de caso.
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Citaciones a acudientes
Personal autorizado convoca familia desde Seguimiento → Citaciones. El acudiente ve la cita en Mis citas.
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Promoción vinculada (si aplica)
Talleres o acompañamientos planificados desde el caso o desde el módulo Promoción. Si están vinculados, aparecen en el timeline del expediente.
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Cierre
Solo el coordinador de convivencia puede cerrar. El sistema verifica requisitos del protocolo (descargo, actas, gestión con acudiente en casos que lo exigen, etc.) antes de permitirlo.
Quién hace qué
Roles y permisos
Cada actor ve lo que necesita según su función. La plataforma no mezcla roles ni expone historiales completos a quien no debe decidir.
| Rol | Registra | Ve casos | Cierra | Administra |
|---|---|---|---|---|
| Coordinador de convivencia | Caso, alerta, asistencia, promoción | Toda la institución | Sí — único rol | Usuarios, catálogo, protocolos, PIN |
| Orientador | Caso, alerta, descargo, acta, acción, citación | Toda la institución | No | — |
| Director de grupo | Caso, alerta, asistencia (su grado) | Su grado + casos propios | No | Ubicaciones propias |
| Docente | Caso, alerta, asistencia (cualquier estudiante IE) | Solo casos que registró | No | — |
| Estudiante | Alerta, descargo propio | Sus procesos | No | — |
| Acudiente | Alerta (si habilitado) | Procesos de sus hijos | No | — |
Acceso staff
Correo institucional + contraseña. El coordinador invita al equipo; cada persona recibe enlace de un solo uso para crear contraseña.
Acceso estudiante / acudiente
Número de documento + PIN de 4 dígitos. El coordinador puede restablecer PIN; nadie puede verlo en texto claro.
Módulo por módulo
Qué hace cada parte de la plataforma
Prevención
Para qué: leer el clima antes de que escale; registrar asistencia diaria y alertas tempranas.
- Asistencia: por estudiante, día a día. No abre expediente.
- Panel analítico: indicadores por eje de convivencia (coordinación, orientación, director de grupo según alcance).
- Registrar alerta: señal temprana con tipo, urgencia y a quién afecta.
Atención
Para qué: abrir y operar expedientes cuando corresponde el manual.
- Registrar caso: Tipo I, II o III + situación del catálogo institucional.
- Detalle del caso: timeline, acciones disponibles, descarga de PDF de trazabilidad.
- Pendientes: casos que requieren acción del equipo.
- Gravedad: listado de Tipo II y III para priorización.
Seguimiento
Para qué: buscar, filtrar y dar continuidad a casos abiertos o cerrados.
- Búsqueda por estudiante, estado, tipo.
- Citaciones: convocatorias a acudientes (personal autorizado).
- Acudientes: Mis procesos y Mis citas.
Promoción
Para qué: planificar formación en convivencia — con o sin vínculo a un caso.
- Actividades por estudiante, grupo o institución.
- Estados: programada → en curso → realizada / cancelada (con comentario al cerrar).
- Si se vincula al expediente, aparece en el timeline del caso.
Administración (coordinador)
Para qué: configurar el colegio antes y durante el piloto.
- Onboarding: datos institucionales iniciales.
- Usuarios: estudiantes (CSV o manual), staff (invitación por correo), restablecer PIN.
- Catálogo de faltas: situaciones del manual, importación CSV.
- Protocolos: pasos obligatorios por Tipo I, II y III.
Trazabilidad
Timeline, PDFs y debido proceso
El expediente no es un formulario estático: es una línea de tiempo que solo crece — no se borran ni editan entradas pasadas.
Tipos de entrada en el timeline
- Apertura — creación del caso
- Descargo — versión del estudiante
- Acta — sesión documentada (+ adjuntos)
- Acción — medida formativa o institucional (con evaluación de coherencia)
- Notificación — avisos al equipo
- Citación — convocatoria a familia
- Cierre — cierre formal por coordinación
PDF de trazabilidad
Desde el detalle del caso se genera bajo demanda un expediente imprimible con la historia completa. Útil para comité, archivo institucional o respuesta a familia.
Formatos en blanco
Modelos de descargo y acta para uso presencial cuando el colegio lo requiera. No sustituyen el registro en plataforma.
Lectura pedagógica
Los seis ejes de convivencia
Cada alerta y cada caso se clasifica en un eje para analítica institucional: no solo contar incidentes, sino entender qué tipo de convivencia necesita fortalecerse.
Ejes operativos (v1)
El panel de Prevención y los reportes leen convivencia por estos dominios — alineados al Plan de Convivencia y a la formación integral:
- Autocuidado y cuidado del otro
- Convivencia y relaciones interpersonales
- Participación y corresponsabilidad
- Resolución pacífica de conflictos
- Respeto a la diferencia y diversidad
- Convivencia con el entorno
En evolución: articulación más fina con competencias ciudadanas para reportes de rectoría y secretarías.
Piloto
Arranque típico en un colegio
Secuencia que suele seguir coordinación en las primeras semanas de implementación acompañada.
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Cargar estudiantes
Administración → Usuarios → Estudiantes. Importación CSV (plantilla incluida) o alta manual. Verificar grado y documento.
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Invitar al equipo
Orientador, docentes, directores de grupo. Cada uno crea contraseña desde el correo de invitación.
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Alinear catálogo y protocolos
Faltas del manual y pasos obligatorios por tipo. Esto define qué exige el sistema antes del cierre.
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Operación cotidiana
Asistencia → alertas → casos → acciones y promoción → cierre cuando el debido proceso esté completo.
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Socialización con docentes
Enfocar en «registrar lo que ve en el aula» y «el colegio continúa después» — no en burocracia ni castigos.
Escala territorial
Secretarías y municipios En evolución
El expediente institucional lo opera el colegio. El territorio necesita otra capa: indicadores agregados sin nombres de estudiantes, acompañamiento a varias IE y —en roadmap— remisiones a entidades externas y vista consolidada.
Hoy vs. próximo
- Hoy: cada institución con su configuración, usuarios y datos aislados.
- Contrato territorial: suscripción anual con acompañamiento a secretarías que supervisan varios colegios.
- Roadmap: rol «clima escolar» de solo lectura multi-IE, remisiones ICBF/comisaría, observatorio municipal.
Uso de este documento
Notas finales
- Comparta esta guía después de una conversación inicial o demo — no es material de captación en frío.
- Los detalles de pantalla y configuración se revisan en contexto con su manual de convivencia.
- Para agendar una demostración o piloto: estructuranidada.com
- Versión de guía: junio 2026 · alineada al producto en piloto institucional.